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                山东省档案工作科学化管理规范

                作者: 时间:2020-04-15 点击数:

                1范围

                本规范规定了档案工作的原则、组织管理和制度■要求,提出了档案业务工作、信息化建设、安全保障和服务利用等方面的方法与指南。

                本规范是各单位开※展档案工作的基本规范,适用于行政辖区内各级机关、团体、事业单位,企业单位参照执行。

                2总则

                2.1归档的文件材料应全面、真实︽地反映本单位履行职责的历史面貌,满足在证据、责任和信息等方面的需求。

                2.2档案实行集中统一管理,公务活动中形成的应归档的文件材料任何组织、个人不得据为己有或者拒绝归档。

                2.3维护档案的齐全、完整、准确、系统与安全,任何组织、个人不得伪造或者擅自销毁、篡改档案。

                2.4档案工作以收々集齐全、整理规范、安全保管、有效利用为目标↓↑。

                3组织领导和制度建设

                3.1档案管理①组织

                3.1.1遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构,负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与【检查。建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制№。

                3.1.2加强组织领导,全面贯彻落实国家关于档案工作的法律、法规、规范和技术标准,严禁档案〇管理违法违纪行为。

                3.1.3将档案工作纳入单位领导和工作人员岗位职责,纳入各项工作流程,纳入年度目标考核,与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。

                3.1.4接受同█级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导,按照规定时▽限完成重大活动档案登记、档案统计年报、政务公开信息报送、档案进馆☆等档案业务工作。

                3.1.5通过宣传教育和专业培训,增强全员档案意识和档案法治意识。

                3.2档案工作人员

                3.2.1配备与单位档案工作科学化管理相适应的专(兼)职档案人员,档案工作人员应具备相应的档案专业知识,管理属于国家所有的档案工作人员应当◎持证上岗,档案工作人员保持相对稳定。

                3.2.2加强档案业务学习,积极参加档案业务知识和岗位技能培训。

                3.3档案①工作经费

                档案工作经费纳入年度预算,配备必要的『设施设备,满足归档文件规范整理、档案@安全保管、档案信息化建设与服务利用等业务需要。

                3.4档案工作制度

                3.4.1将档案工作制度融入到本单位制度建设体系,使之与其他工作制度有机衔接,为档案工作开展提供保障。

                3.4.2建立完备的档案工作制度,包括文件材料归档和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度。

                3.4.3按照国家档案局8号令、10号令等法规要〓求,制定和完善本单位的文件材料归档范围和档案保管期◣限表,并报同级档案行政管理部门审核后实施。

                3.4.4建立档案工作奖励和责任追究制度。

                4档案资源建█设

                4.1档案资源前端←控制

                4.1.1严格执行文件材料归档制度,对国家规定应当整理归档的文件材料,做到应归尽归,应收尽收。

                4.1.2根据各单位文件材料归档范围,从源头上加强对文书、照片、声像、会计、科技(基建)、设备、公务▆活动礼品等各种门类、各种载体档案资料的≡收集,维护档案资源的齐全、完整、准确、系统。

                4.1.3单位档案机构依照法规制度对应归档文件的形成过程、形成质量、原始属性、法律效用标识等进行动」态监管,确保归档文件材料的真实性、原始性、完整性。

                4.1.4文件形成部门负责人或承办活动(项目)的单位负责人是归档文件质▓量第一责任者,在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查,并@ 签署归档质量审查意见。

                4.1.5各类文件应按国家有关规定及时归档,未明确归档期限的不╳得超过1年。

                4.2电子∑ 文件归档管理

                4.2.1将电子文件归档管理工作纳入电子政务、办公自动化等信息化建设总体规划,同步建设。

                4.2.2按照国家关于电子文件管理▽的规定,做好电子文件的归档、整理、保管、移〓交等工作。

                4.3重大活动(事件)、重点工程和重要科研项目档案管理

                4.3.1主办、承办单位要将重大活动(事件)、重点工程、重要科研项目情况及时通知同级档案行政管理部门,同时按照《山东省重大活动档案管理办法》(省ω 政府令第247号)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DAT28-2002)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)等有关要求做好档案的收集、整理、保管、移交工作。

                4.3.2县级以上人民政府确定的重点建设项目和重点科▲学技术研究项目的档案,应当由同级档▲案行政管理部门和有关ぷ主管部门验收。

                4.4档案征集

                根据需要向社会或本单位退休、调▂离人员征集档案资料。

                4.5档案集中统一管理

                档案机构集▃中统一管理本单位的全部档案,对业务部门或基层单位保存的业务或专门档案,要建立档案管理台账或目录,归档文件数量纳入档案统计范围,并对其实体保管和信息利用状况进行动态监管。

                4.6档案移交进馆

                各单位应按规定及时向同级国家综合档案馆移交列入进馆范ω围的档案。

                5档案信息化建设

                5.1建设规划

                5.1.1参照数字档案室(馆)建设指南,制定档案信息化建设规划,推进数字档案室(馆)建设。统筹协调数█字档案室与单位电子业务系统、国家综合档案馆◤的关系,实现文档一体化、馆室一体化管理。

                5.1.2依托单位信息化建设成果,统筹规划、设计和建设档案信息化基础设施,包括网→络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。

                5.2数字资源

                5.2.1建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库,形成文书、照片、录音、录像,科技、专业等各门类电子档案和传统←载体档案数字化副本等№数字档案资源。

                5.2.2按照存卐量数字化、增量电子化的原则,开展传统载体档案数字化和电子文件归档,符合《纸质档案数字◣化技术规范》(DA/T31-2005)、《文书类电子文件◣元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)等标准要求。

                5.3应用系统

                5.3.1数字档案室管理系统应能集成◢管理各门类数字档案资源,具备门类管▅理、接收采集、分类编目、检索利用、鉴定统计等业务管理功能和身◆份认证、权限管理、审计跟踪、电子签名等安全管理功能,符合《电子文件管理系╳统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。

                5.3.2数字档案室管理系统应与单位电子业务系统衔接,自动接收采集各业务系统的电子文件及其元数≡据;应与国家综合档案馆衔接,按照标准移交Ψ 电子档案。

                5.4信息安全

                5.4.1按照信息系统安全等级保护工作的要求,配备必要的信息安全设备、建立信息安全管理※制度、采取信息安全技术策略,保障信息系统安全。

                5.4.2定期备份数字档案▲资源,建立数据恢复机制,保障数字档案资源安全。

                6档案安全保障

                6.1档案库房及工作用房

                6.1.1档案库房建筑、设计∞参照执行《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)和《档案馆建设标准》(建标103-2008)要求。

                6.1.2档案库房、业务技术用房㊣、阅览室、办公△室满足档案工作需要。

                6.1.3档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁要求,库房内温湿度控制符合国家规定。

                6.2档案【设施设备配备

                6.2.1档案办公设备。配备信息化管理需要的服务器、计算机、打印机、复印机、扫描仪、光ξ 盘刻录机、照像机、录●音录像等设备。

                6.2.2档案保护设备。按照国家规定配备完善的消防、安保、温度湿度控制及容灾备份、应急电源等档案安全设施、设备。

                6.2.3档案装具。配备数量充足、符合国家标准的卷皮、卷盒及档案橱、架。

                6.3库房安↑全管理

                6.3.1人员、档案出入库登记内容准确、及时;定〓期进行库房安全检查,发现问题整改︼到位。

                6.3.2档案人员离职或调动工作时,应严□ 格执行档案交接制度,依据□ 档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存,并办理档∮案交接手续。

                6.4档案安全管理

                6.4.1完善人防、物防、技防、联防体系,档▅案安全制度执行有效。

                6.4.2健全档案信息数据安全∩管理机制和电子档案数据容灾管理、重要档案异质异地备份等安全保障措施,确保档案信息安全。

                6.4.3完善档案开放利用审核鉴定机制,对应开放档案和拟在网上公开的档案信息,审慎进行划控、鉴定。

                6.4.4大力开展纸质档案数字化工作,及时对破损档案进行抢救修复。

                6.4.5制定档案灾害应急处置预案,并经常组织演练、培训,提高危机事件发生时相关责任人按照预案有卐序处置的能力。

                7档案服务利用

                7.1档案整理

                严格按照国家有关标准整理各种门类、各种载体档案,做到分类科学、排列有序、保管期限确定准确、档号编制规范。

                7.2目录编制

                文书档案编制归档文件目录、专题目录、文号索引等检索工具;其他门类档案根据相应规范要求编制检索工具;按照著录∏规则和《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)等要求建立目录数据库,实现计算机检索。

                7.3建立全〖宗卷

                按照《全宗卷规范》(DA/T12-2012)建立全宗卷,材料齐全,整理规范。

                7.4档案利用

                7.4.1档案查阅

                及时高△效为领导、机关各部门提供档案借阅服务;严格借阅登记和利用效果反馈登㊣记,编印档案利用效果实例汇编。

                7.4.2档案编研

                编写或续编全宗指南;编写∏单位组织沿革、年度∏大事记、年鉴;编制档案资】料汇编;开发、整合档案信息资源,为领导决策、单位工作、社会需求提供优质档案信息服务。

                7.4.3通过举办档案展览、编辑〓出版图书、制作档案音像制品︼等,多角度、多形式开展档案文化传播。

                7.4.4积极实施档案信息资源共享,实现开放档案信息资源的远程利用。

                8档案工作创新

                在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面开展具有首创性和示范性作用的工作。

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